Nie mehr zu hohe Kosten!

3 wertvolle Tipps im Messebau: Kosten des Messestands

Heutzutage stehen die Kosten für Unternehmen mehr denn je im Fokus. Klar ist, dass jedes Unternehmen versucht seine Kosten so gut es geht zu kalkulieren und die gesteckten Budgets einzuhalten. Klar ist aber auch, dass hochwertige Produkte eben auch einen höheren Preis verlangen. Genauso verhält es sich im Messebau. Jedes Standniveau, jedes Design hat seinen Preis. Reden wir von Messeständen, die auf das Unternehmen ausgerichtet sind, so hat jeder Messestand seine eigenes Preisniveau. Daher ist es schwierig im Vorfeld einer Messebeteiligung ein genaues Budget zu fixieren.

Der richtige Preis zur geforderten Leistung

In diesem Beitrag geht es nicht um „Geiz ist geil“ oder wie kann ich meinen Messestand billigsten einkaufen. Hier geht es um Verhaltensweisen, bei wertigen Messeständen ein sehr gutes Preisleistungsverhältnis zu erzielen. Die drei wertvollen Tipps sollen zeigen, wie man seine Messestand-Kosten unter Kontrolle behält und mit dem gefundenen Messebaupartner, bei der Preisvereinbarung ein gemeinsames bzw. gutes Preisleistungsverhältnis erzielen kann. Hierbei wird immer davon ausgegangen, dass der Messebauer als Partner und nicht als Verkäufer gesehen wird. Der Messestand ist aufwendig und komplex, nicht eine einfache Popup-Lösung mit vorgestellter Theke.

Tipp 1: Leistungsverzeichnis

Zu Beginn ist es wichtig erst einmal ein Leistungsverzeichnis zu erstellen, wo beide Parteien verstehen, was der Gesprächspartner damit erreichen möchte. Damit hinterher keine Komplikationen auftreten, ist es wichtig genau zu kommunizieren, was man sich von dem Partner und dem Produkt erhofft. Es ist hier wirklich essenziell, dass nicht die Stückzahl der Schwerpunkt des Gesprächs über das Leistungsbild ist, sondern dass die zu erbringende Leistung klar und verständlich kommuniziert wird. So wissen beide Parteien genau Bescheid und es gibt hinterher keinen Raum für Missverständnisse. Kommunikation wird wichtiger denn je, wenn es im Prozess des Projekts zu Änderungen kommt. Beispiel: Die eine Partei ordert noch einen Tisch und 3 Stühle nach, denkt aber, dass diese im Gesamtpreis von 100.000 € enthalten seien. Die andere Partei ist der Meinung, dass im Leistungsbild nur 10 Tische und 40 Stühle enthalten sind und hierdurch diese Nachbestellung extra Kosten verursacht. Wichtig ist hier also eine klare Kommunikation bei der Leistungsvereinbarung, sodass während der Projektdurchführung der Spaß am Bau des Messestands erhalten bleibt. Meiner Meinung nach sollte hier immer das Prinzip der Verhältnismäßigkeit gelten. Wird ein großer Auftrag zusammen realisiert, muss auch nicht jede Kleinigkeit mit Aufpreisen versehen werden.  

Tipp 2: Kostenfortführung – Extrakosten oder nicht!

Nur bei einer klaren Kommunikation wissen beide Seiten, woran sie sind. Um also wieder einem Konflikt vorzubeugen, ist es auch bei der Kostenfortführung wichtig miteinander zu kommunizieren. Ganz wichtig bei Änderungen, die während der Projektphase entstehen, ist die Klarheit, ob diese Änderung im Auftrag enthalten ist oder ob zusätzliche Kosten entstehen. Meistens wird seitens des Auftraggebers diese Nachfrage vermieden, damit sofort der Eindruck entsteht, dass diese Leistung mit dem Auftrag abgedeckt ist. Der Messebauer ist in diesem Moment aber erst einmal mit der Machbarkeit der zusätzlichen Leistung beschäftigt und kommuniziert an dieser Stelle ebenfalls nicht, dass hier zusätzliche Kosten entstehen. Der Konflikt ist an dieser Stelle unausweichlich. Klärt man in dieser Situation, ob Extrakosten entstehen oder nicht, kann man besser zusammenarbeiten. Ein separates Angebot zu dem Extrawunsch schafft Verbindlichkeit auf beiden Seiten.

Ich hatte mal eine Situation, in der ein Kunde ein Motiv von einer fertig produzierten Großgrafik im letzten Moment ändern wollte. Als er hierfür die entstehenden Kosten als Angebot erhielt, entschloss er sich doch das ursprüngliche Motiv zu behalten. Wie wäre das Gespräch mit dem Kunden wohl verlaufen, wenn ich aufgrund von Termindruck einfach produziert hätte und ihn später mit den zusätzlichen Kosten konfrontiert hätte?

Tipp 3: Review-Gespräch

Nach Beendigung des gemeinsamen Projekts ist es vonnöten, ein Nachgespräch zu führen. Waren beide Seiten mit dem Ablauf und dem Kaufmännischen zufrieden? Kann der Messebauer von dem Auftrag leben? Und kann der Kunde von dem Auftrag behaupten, für sein Geld die beste Leistung und den besten Service bekommen zu haben? Gerade in der heutigen Zeit ist ein Review-Gespräch wichtig. Durch bspw. gestiegene Energiekosten muss der Messebauer erhebliche Mehrkosten in bestimmten Bereichen tragen, möchte aber weiterhin mit dem Kunden zusammenarbeiten. Durch offene Kommunikation kann eine Lösung gefunden werden, wie die Zusammenarbeit auch in der Zukunft bestehen kann. Unter Umständen können auch Abläufe zwischen Kunde und Messebauer optimiert werden, sodass der Aufwand minimiert wird. Hier sei als Beispiel der Transport von Kundenmaterial genannt. Bei mehreren Messebeteiligungen ist der Verbleib solcher Teile beim Messebauer mehr als sinnvoll. Das gleiche gilt für das Handling von Grafiken, die öfter eingesetzt werden.  

Fazit

Die Kommunikation bei dem Thema Kosten ist das A und O. Durch offene Gespräche sollte der Kunde den Messebauer als Partner sehen und offen mitteilen, was er von der Zusammenarbeit erwartet. Hiermit ist der Grundstein gelegt, dass das Budget eingehalten wird. Übrigens ist es öfter so, dass auch der Wunsch der absoluten Budgettreue geäußert wird. Hier halten sich beide Seiten an den vereinbarten Rahmen.