Einen erfolgreichen Messeauftritt zu gestalten, kann eine Herausforderung sein. Lernen Sie, wie Sie Ihre Ziele festlegen, Ihren Stand optimal präsentieren und mit einem professionellen Team überzeugen. Entdecken Sie Strategien, die vor, während und nach der Messe für Erfolg sorgen.
Erfolgreiche Messeteilnahme beginnt mit einer strategischen Planung, die klare Ziele definiert, priorisiert und die Messeauswahl sowie Standgestaltung umfasst, um die anvisierte Zielgruppe effektiv anzusprechen.
Zur Vorbereitung des Messeauftritts gehören detaillierte Zeitplanung, Budgetierung und Standdesign, die sicherstellen sollen, dass der Stand auffällt und die Marke repräsentativ präsentiert wird.
Ein kompetentes und gut vorbereitetes Messepersonal, eine durchdachte Kommunikationsstrategie sowie eine gründliche Nachbereitung mit Feedbackanalyse und Erfolgsmessung sind entscheidend für den langfristigen Messeerfolg.
Ein erfolgreicher Messeauftritt beginnt lange vor dem eigentlichen Event – mit einer sorgfältigen Planung und klar definierten Zielen. Ob Sie Ihre Marke bekannter machen, neue Geschäftsbeziehungen aufbauen oder direkt Verkaufsabschlüsse erzielen möchten, Ihre Ziele leiten alle weiteren Schritte Ihrer Messeplanung. Von der Auswahl der richtigen Messe und der Gestaltung Ihres Messestands bis hin zu den spezifischen Marketingmaßnahmen, die Sie durchführen, all dies wird von Ihren Zielen und der damit verbundenen Strategie bestimmt.
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Ziele nicht nur definieren, sondern diese auch priorisieren. Möchten Sie hauptsächlich neue Kunden gewinnen oder liegt Ihr Fokus eher auf der Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen? Ihr Hauptziel wird die Ausrichtung Ihrer Strategie maßgeblich beeinflussen und kann sogar die Art der Messe bestimmen, an der Sie teilnehmen. Denn wie Sie vielleicht wissen, kann der Schwerpunkt bei verschiedenen Messeformaten variieren. Bei digitalen Veranstaltungen liegt der Fokus beispielsweise eher auf der Leadgenerierung, während bei physischen Messen der Aufbau von Beziehungen im Vordergrund steht.
Die Definition klarer und messbarer Ziele ist also der erste und vielleicht wichtigste Schritt in der Vorbereitung Ihres Messeauftritts. Ihre Ziele sollten realistisch sein und an die aktuellen Marktbedingungen angepasst werden. Dabei sollten Sie stets im Hinterkopf behalten, dass Sie jedes Ziel, das Sie setzen, auch messen können müssen, um den Erfolg Ihres Messeauftritts beurteilen zu können.
Strategische Fragen wie das Ziel der Teilnahme, die Botschaft, die Sie vermitteln möchten, die Zielgruppe und deren Erwartungen sind wesentlich für die Messeplanung.
Ein Messeauftritt ist nicht nur eine isolierte Veranstaltung, sondern ein wichtiger Bestandteil Ihres gesamten Marketing-Mix. Die 4 Ps – Produkt, Preis, Platzierung und Promotion – sollten sorgfältig auf die Ziele Ihres Messeauftritts abgestimmt sein. Ihr Messestand ist dabei ein effektives Werkzeug, um Ihre Produkte und Dienstleistungen zu bewerben und dadurch den Umsatz und die Marktanteile zu steigern.
Um Ihre Zielgruppe effektiv zu erreichen und für Ihr Angebot zu begeistern, müssen Sie Ihren Messeauftritt strategisch in Ihre Kommunikationspolitik einbetten. Und schließlich kann die Auswahl des richtigen Platzes für Ihren Messestand maßgeblich dazu beitragen, Ihre Unternehmensziele im Rahmen des Marketing-Mix zu erreichen.
Mit Ihren Zielen als Leitfaden können Sie nun eine umfassende Strategie für Ihren Messestand entwickeln. Dabei sollten Sie insbesondere die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Zielgruppe berücksichtigen. Ein gutes Messestanddesign sollte nicht nur attraktiv sein, sondern auch die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens widerspiegeln und Ihre Zielgruppe ansprechen. Dabei können Sie verschiedene Marketingmodelle wie das erweiterte Marketing-Mix-Modell mit den 7 Ps oder kundenfokussierte Modelle wie die 4Cs oder SIVA als Rahmenwerk nutzen.
Denken Sie daran, dass Live-Produktpräsentationen eine hervorragende Gelegenheit bieten, die Vorteile Ihrer Produkte zu demonstrieren und potenzielle Kunden zu gewinnen.
Nachdem Sie Ihre Ziele definiert und eine Strategie entwickelt haben, können Sie nun mit der detaillierten Planung und Organisation Ihres Messeauftritts beginnen. Die Messevorbereitung sollte als langfristiger Prozess betrachtet werden, der mindestens ein Jahr vor der Messe beginnt. Die Planung und Organisation eines Messeauftritts kann in drei Phasen unterteilt werden: Vorbereitung, Standbetrieb und Nacharbeit. Diese Untergliederung des Organisationsprozesses kann Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten und sich nicht zu überfordern.
Neben der Zeiteinteilung spielt natürlich auch das Budget eine wichtige Rolle bei der Planung eines Messeauftritts. Um einen erfolgreichen Messeauftritt planen zu können, sollten etwa die Hälfte Ihres Messebudgets für den Standbau und die Standmiete eingeplant werden. Beim Messestand planen ist es wichtig, auch die Planung von Transport und Logistik frühzeitig zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass alle Materialien rechtzeitig am Messestand ankommen. Und schließlich sollten Sie die Zeiten für den Aufbau und Abbau des Messestands genau planen, um längere Wartezeiten oder Probleme bei der An- und Abreise zu vermeiden.
Um sicherzustellen, dass Sie bei der Vorbereitung Ihres Messeauftritts nichts Wichtiges vergessen, empfiehlt es sich, einen genauen Zeitplan zu erstellen und eine Messe Checkliste zu verwenden. Ihre Checkliste sollte alle wichtigen Aufgaben enthalten, von der Anmeldung für die Messe und der Auswahl des Standortes bis hin zur Vorbereitung von Marketingmaterialien und der Organisation von Snacks und Getränken. Denken Sie auch daran, genügend Zeit für die Vorbereitung von Exponaten, Prospekten, Reiseplänen und persönlichen Vorbereitungen einzuplanen.
Und vergessen Sie nicht, auch den Transport und den Auf- und Abbau des Messestands in Ihre Planung einzubeziehen.
Die genaue Budgetierung Ihres Messeauftritts ist ein wichtiger Aspekt der Messeplanung. Sie sollten alle Kosten berücksichtigen, von der Standmiete über den Standbau bis hin zu Personal-, Reise- und Übernachtungskosten. Dabei sollten Sie auch versteckte Kosten berücksichtigen, wie zum Beispiel die Kosten für die Verpflegung am Messestand. Snacks und Getränke sind nicht nur ein Kostenfaktor, sondern können auch als Marketinginstrument genutzt werden, indem sie mit Ihrem Unternehmensbranding versehen werden.
Und schließlich sollten Sie auch die Kosten für die Nachbereitung Ihres Messeauftritts in Ihre Budgetplanung einbeziehen.
Die Auswahl und Gestaltung Ihres Messestands ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Messeplanung. Ihr Stand sollte die Wiedererkennbarkeit Ihrer Marke fördern und Ihre Zielgruppe ansprechen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Ihr Standdesign:
klar und übersichtlich ist
nur ausgewählte, repräsentative Produkte präsentiert
der Devise ‘form follows function’ folgt
die ideale Größe und Lage auf Basis Ihrer Anforderungen bestimmt.
Und schließlich sollten Sie darauf achten, dass Ihr Messestanddesign sich von den Ständen Ihrer Mitbewerber abhebt und ein offenes und einladendes Design ohne optische Barrieren aufweist.
Ein guter Messeauftritt ist nicht nur eine Frage des richtigen Standdesigns und der richtigen Planung, sondern auch des richtigen Personals. Ein motiviertes, gut geschultes und effektiv arbeitendes Team kann den Unterschied ausmachen zwischen einem guten und einem großartigen Messeauftritt. Ob es darum geht, potenzielle Kunden anzusprechen, Produkte zu präsentieren oder Leads zu generieren, Ihr Messepersonal spielt eine entscheidende Rolle bei der Erreichung Ihrer Messeziele.
Die Zusammensetzung Ihres Messeteams sollte sorgfältig geplant werden, um sicherzustellen, dass Sie die optimale Teamgröße für Ihren Messeauftritt ermitteln. Dabei sollten Sie nicht nur die Anzahl der benötigten Mitarbeiter berücksichtigen, sondern auch deren Fähigkeiten und Kompetenzen.
Besonders wichtig sind dabei Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe einzugehen.
Ein gut geschultes Team ist ein wesentlicher Faktor für einen erfolgreichen Messeauftritt, insbesondere für Messe Neulinge. Ihre Mitarbeiter sollten daher in folgenden Bereichen geschult werden:
Produktkenntnisse
Gesprächsführung
Kundenansprache
Das richtige Verhalten am Messestand, wie zum Beispiel ein professioneller Umgang mit Kunden und das sachgemäße Abschließen von Gesprächen.
Diese Punkte sollten Teil der Schulung am entsprechenden Ort sein, indem sie in sinnvollen Schritten vermittelt werden.
Die Motivation und das Teambuilding während der Messetage spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihres Messeauftritts. Teambuilding-Aktivitäten wie gemeinsame Abendessen oder Ausflüge nach dem Messebetrieb können zur Erholung beitragen und den Teamzusammenhalt fördern. Auch motivierende Ansprachen und positive Rückmeldungen können dazu beitragen, die Leistungsbereitschaft Ihres Teams zu erhöhen.
Und schließlich sollten Sie auch Belohnungen und Anreize für gute Leistungen aussetzen, um das Engagement Ihres Teams zu erhöhen und eine Wertschätzung ihrer Arbeit zu vermitteln.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Vorbereitung eines Messeauftritts ist die Kommunikation und Werbung. Sie sollten Ihre Messebeteiligung so früh wie möglich ankündigen, um potenzielle Kunden auf Ihren Messeauftritt aufmerksam zu machen und sie dazu zu motivieren, Ihren Stand zu besuchen. Dabei sollten Sie die Teilnahme groß bekannt geben, beispielsweise:
auf Ihrer Website
in Ihrer E-Mail-Signatur
in Ihrem Newsletter
durch Anzeigen in den wichtigsten Medien.
Zusätzlich zur Ankündigung Ihrer Messebeteiligung sollten Sie auch Marketingmaterialien und Give-Aways vorbereiten, die Sie auf der Messe verteilen können. Werbegeschenke wie Kugelschreiber, Schlüsselanhänger oder Broschüren können das Interesse von Messebesuchern wecken und eine bleibende Erinnerung an Ihr Unternehmen hinterlassen.
Und schließlich sollten Sie auch ein effektives Follow-up nach der Messe planen, um Ihre Leads in Kunden umzuwandeln.
Die Ankündigung Ihrer Messeteilnahme sollte über verschiedene Kanäle erfolgen, um eine möglichst große Reichweite zu erzielen. So können Sie zum Beispiel E-Mail-Marketing nutzen, um bestehende und potenzielle Kunden sowie Interessenten über Ihre Messeteilnahme zu informieren und sie zum Besuch Ihres Standes einzuladen.
Sie können auch Social-Media-Posts und Pressemitteilungen nutzen, um auf Ihren Messeauftritt aufmerksam zu machen.
Bei der Vorbereitung Ihrer Marketingmaterialien sollten Sie berücksichtigen, welche Handlungsangebote und Produktpräsentationen für Ihre Zielgruppe besonders relevant sind. Geben Sie den Besuchern Ihres Messestands etwas mit auf den Weg, das sie an Ihr Unternehmen erinnert und ihr Interesse weckt.
Werbegeschenke wie Kugelschreiber, Schlüsselanhänger oder Broschüren sind eine effektive Möglichkeit, um eine bleibende Erinnerung an Ihr Unternehmen zu hinterlassen.
Nach der Messe ist es wichtig, dass Sie ein effektives Follow-up durchführen, um Ihre Leads in Kunden umzuwandeln. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen sollten:
Versenden Sie personalisierte E-Mails, in denen Sie auf das Gespräch auf der Messe Bezug nehmen und konkrete Lösungen für die Bedürfnisse des Kunden anbieten.
Senden Sie weitere Informationen zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen.
Vereinbaren Sie einen Anruf oder ein Meeting, um weiter ins Detail zu gehen.
Durch diese Maßnahmen können Sie Ihre Leads erfolgreich in Kunden umwandeln.
Nach der Messe ist vor der Messe. Die Nachbereitung Ihres Messeauftritts ist ein wichtiger Schritt, um den Erfolg Ihrer Messebeteiligung zu messen und Ihre Strategie für zukünftige Messeauftritte zu optimieren. Dabei sollten Sie sowohl die Messekontakte, die Sie auf der Messe generiert haben, als auch die Kosten und den Nutzen Ihres Messeauftritts sorgfältig analysieren.
Neben der quantitativen Auswertung Ihres Messeauftritts sollten Sie auch qualitatives Feedback von Messebesuchern und Ihrem Messepersonal einholen. Dies kann Ihnen wertvolle Einblicke in die Wirkung Ihrer Messebeteiligung geben und Ihnen helfen, Ihre Messestrategie für die Zukunft zu optimieren.
Eine sorgfältige Dokumentation und Bewertung Ihrer Messekontakte ist ein zentraler Bestandteil der Erfolgskontrolle Ihres Messeauftritts. Sie sollten alle Kontakte, die Sie auf der Messe generiert haben, in einer Datenbank erfassen und diese Kontakte nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit bewerten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen effizient einsetzen und Ihre Nachbereitung auf die Kontakte konzentrieren, die das größte Potenzial haben, zu Kunden zu werden.
Die Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse Ihres Messeauftritts kann Ihnen dabei helfen, die Effektivität Ihrer Messebeteiligung zu bewerten. Dabei sollten Sie alle direkten und indirekten Kosten Ihres Messeauftritts erfassen und diese mit den erzielten Ergebnissen abgleichen.
Beachten Sie dabei, dass nicht alle Erfolge sofort messbar sind. Langfristige Ziele wie die Stärkung der Kundenbindung oder die Verbesserung des Images können zwar nicht unmittelbar in Zahlen ausgedrückt werden, sind aber dennoch wichtige Ergebnisse Ihrer Messebeteiligung.
Die Sammlung von Feedback ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Nachbereitung Ihres Messeauftritts. Sie sollten sowohl positives als auch negatives Feedback von Messebesuchern und Ihrem Messepersonal sammeln und dieses Feedback systematisch auswerten. Dabei sollten Sie sowohl Ihre Stärken als auch Ihre Schwächen identifizieren und Maßnahmen ergreifen, um Ihre Messestrategie für die Zukunft zu optimieren.
Bei der Planung und Durchführung eines Messeauftritts sollten Sie auch die rechtlichen Aspekte und Sicherheitskonzepte beachten. Dies umfasst unter anderem:
den Schutz personenbezogener Daten
die Einhaltung von Brandschutzvorschriften
die Einhaltung Ihrer Verkehrssicherungspflichten
die Integration eines Hygiene- und Abstandskonzepts, insbesondere in Zeiten der Corona-Pandemie, um eine sichere Dialogplattform für Messebesucher zu schaffen.
Zum Abschluss dieses Beitrags möchten wir die wichtigsten Punkte zusammenfassen und Ihnen einige abschließende Gedanken mit auf den Weg geben. Wir haben gesehen, wie wichtig eine sorgfältige Planung und Zielsetzung für einen erfolgreichen Messeauftritt ist. Wir haben gelernt, wie wir unser Messepersonal auswählen und schulen können, und wir haben Tipps und Ratschläge erhalten, wie wir unsere Messebeteiligung effektiv bewerben und unsere Messekontakte nachbereiten können.
Um eine Messe zu veranstalten, müssen Sie die Festsetzung der zuständigen Stelle gemäß der Gewerbeordnung erhalten. Danach können Sie als Veranstalter die Messe abhalten. Es ist auch wichtig, klare Ziele zu definieren, einen Zeitplan zu erstellen und Ihr Messe-Team festzulegen. Achten Sie darauf, die Zielgruppe sorgfältig auszuwählen und Nutzen für die Besucher zu definieren. Einladungen sollten ebenfalls verschickt werden.
Um sich auf eine Messe vorzubereiten, müssen Sie zunächst die Ziele definieren, einen Zeitplan erstellen und das Team für den Messeauftritt festlegen. Dann sollten Sie die Messeauswahl, die Zielgruppe, die Einladungen und die Kommunikation des Messeauftritts berücksichtigen. Denken Sie auch daran, das Standkonzept frühzeitig zu entwickeln und das benötigte Standpersonal zu buchen. Planen Sie alles rechtzeitig, um einen erfolgreichen Messeauftritt zu gewährleisten.
Ein Messeauftritt bietet die Möglichkeit, der Branche Präsenz zu zeigen, wichtige Botschaften zu vermitteln und neue Kontakte zu knüpfen. Zudem ermöglicht er einen umfassenden Überblick über das Angebotsspektrum, Preis-Leistungs-Verhältnisse und Trends im Markt. Alles in allem fördert ein gelungener Messeauftritt den zukünftigen Unternehmenserfolg.
Ein Messeauftritt kostet je nach Messe und Standgröße variabel, wobei die Standmiete bei B2B-Messen etwa 150 bis 200 Euro pro Quadratmeter beträgt.
Für einen Messeauftritt benötigt man eine gute Vorbereitung, darunter Plakate, Visitenkarten, Terminabsprachen mit Kunden und eine Checklist für den Messestand sowie Teamvorbereitung und Werbematerial. Snacks und Getränke sind ebenfalls wichtig.
ÜBER DEN AUTOR
Martin Trawny
Dipl.-Ing. Elektrotechnik, CEO
Martin Trawny ist Gesellschafter und Geschäftsführer des Messebauunternehmens prisma plan, Herne, NRW. Er hat vor 30 Jahren seine Vorliebe für die Veranstaltungsbranche entdeckt und seitdem intensiven Messebau betrieben. Zu den renommiertesten Kunden zählten, neben den Konzernen wie Mars und Philips, auch solche Hidden Champions wie Bohle (Brand: Schwalbe) und Dörken (Brand: DELTA Folie).
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